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Importancia del contrato laboral y prestaciones sociales

Pablo Villegas — Wed, 24 May 2023 20:49:00 +0000

Te contamos por qué es tan importante cumplir con el contrato laboral y prestaciones sociales, y las sanciones a las que puedes exponerte de no cumplirlas.

Un contrato de trabajo es un acuerdo legal que se establece entre dos partes: la empresa y el empleado. Su objetivo principal es asegurar que la relación laboral se va a desarrollar teniendo en cuenta los derechos y deberes de los dos involucrados. Este documento permite fijar todas las condiciones necesarias de ambas partes.

Tipos de contratos:

Contrato de trabajo a término indefinido
Contrato de trabajo a término fijo
Contrato por obra o labor
Contrato de aprendizaje
Contrato temporal, ocasional o accidental

En Colombia, el Código Sustantivo del Trabajo (CST) define diferentes tipos de contratos laborales. Sin embargo, sea cual sea, es importante definir de forma precisa los acuerdos legales que tendrá esta relación. Estos aspectos (duración del contrato, salario y prestaciones, horarios, fechas y formas de pago, obligaciones y sanciones, entre otros) son muy importantes a la hora de liquidar la nómina mes a mes de cada trabajador, que además, según la resolución 0013 de 2021, debe hacerse a través de nómina electrónica por medio de un proveedor tecnológico autorizado como Dataico.

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Sanciones por no cumplir con contrato laboral y prestaciones sociales:

Por el no pago de prestaciones sociales y parafiscales: La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) tiene la facultad de imponer sanciones cuando: El empleador incurre en mora u omite totalmente los pagos, los valores declarados y pagados por el empleador son inexactos, o cuando la UGPP solicita al empleador información sobre cómo está realizando los aportes de sus trabajadores, pero los datos suministrados son incompletos, inexactos o se entregan por fuera de los plazos establecidos.
Por el no pago de las cesantías: Cuando no se consignan las cesantías a tiempo la sanción incluye “un día de salario por cada día de retraso”, esto según el artículo 99 de la ley 50 de 1990. Además, por no pagar los intereses de las cesantías la ley 52 de 1975 se sanciona indemnizando al empleado, por una sola vez, con “un valor adicional igual al de los intereses causados”.
Por no pagar la liquidación del contrato de trabajo: El artículo 65 del CST indica que, de no cumplir con este deber, el empleador debe indemnizar al empleado pagando, por cada concepto, el valor de un día de salario por cada día de retraso.
Por no pagar la prima de servicios: se debe reconocer al trabajador un día de salario por cada día de retraso, según el artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo.

Por esto y mucho más te invitamos a liquidar tu nómina con Dataico. De esta forma automatizas procesos, ahorras tiempos y evitas sanciones calculando de forma exacta los sueldos y prestaciones de tus empleados, evitando errores y retrasos.

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Preguntas frecuentes de la nómina electrónica_

Pablo Villegas — Wed, 24 May 2023 20:46:55 +0000

Respondemos algunas de las preguntas más frecuentes de la nómina electrónica.

Cumplir con la emisión de la nómina electrónica contribuye a la transformación digital a la que le está apuntando Colombia y además es un requerimiento de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, mediante la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 (con modificaciones en la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021) y la Resolución 000063 de julio de 2021.

La nómina electrónica es un soporte de costos y deducciones en declaraciones tributarias, no ocupa espacio porque se almacena en la nube y permite consultar y hacer seguimiento a los datos registrados. Las empresas que tengan desde 1 empleado se deben habilitar con un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para su transmisión.

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Preguntas frecuentes de nómina electrónica:

¿Cómo liquido mi nómina?
Desde Dataico se puede realizar la liquidación y transmisión de los documentos a la DIAN, o si manejan otro software pueden integrarlo por medio de Excel o Api

La provisión de prestaciones sociales que incluye las vacaciones, ¿Cómo se refleja en la nómina?
La provisión es más un tema contable, pero en el momento en que se envía a la Dian es cuando realmente se paga y afecta las cuentas de la empresa. Las vacaciones, primas y demás funcionan solamente cuando se hace el envío a la Dian y el pago respectivo.

¿Se debe reportar prestaciones sociales también?
Las deducciones del empleado deben ir el documento soporte y remitidas a la DIAN.

¿La nota de ajuste se hace solo por el empleado que se corrigió o por toda la nómina?
La nota de ajuste se hace por empleado.

Si los trabajadores no tienen correo, ¿Qué hacer en ese caso?
No es obligatorio tener correo electrónico pues en caso de no contar con él, el empleador puede entregarle el documento soporte de forma impresa.

¿Las primas se reportan de forma semestral o anual?
Semestral y se deben pagar el 30 de junio y el 20 de diciembre de cada año.

¿El pago de liquidaciones también se registra en el documento de nómina?
Sí. Esta información va registrada en los devengos y reportada a la DIAN, por medio del documento soporte de nómina electrónica.

¿La nómina electrónica solo se puede pagar en bancos?
También se puede pagar en efectivo pero se debe tener en cuenta el estatuto tributario hay un nuevo parámetro sobre la deducibilidad de costos por pagos no bancarizados. Esta información debería revisarse con el contador para validar los topes de pagos permitidos.

¿Cómo se reportan en la nómina las incapacidades que las EPS y Arl le pagan directamente al trabajador?
Existe un campo para reportar las incapacidades pero los lineamientos para el trámite de las incapacidades con las EPS es el mismo que se viene haciendo hoy en día.

Tengo empleados por días, ¿estos pagos también pueden incluirse en la nómina, y se pueden considerar como empleados?
Si hay una relación laboral los pagos se deben incluir en la nómina electrónica.

Cuando los colaboradores de la empresa tienen contrato laboral y por prestación de servicios, ¿se hace una sola nómina?.
En este caso se utiliza documento soporte en adquisición para la prestación de servicios y se genera la nómina para los empleados con contrato laboral.

¿Se debe hacer con un proveedor autorizado por la Dian o hay alguna plantilla o archivo plano donde la empresa lo pueda hacer directamente?
Sí se debe ser con un proveedor autorizado por la Dian como Dataico o con un desarrollo propio.

¿Hay que actualizar el RUT para el manejo de nómina electrónica?
Sí, esto según el artículo 22 de la Resolución 13 de 2021.

¿La habilitación de la nómina la hace el empresario directamente o Dataico hace este trámite?
En Dataico los procesos son intuitivos y automáticos donde nuestros clientes pueden realizar el proceso sin necesidad de nuestra ayuda. Sin embargo nuestro equipo de soporte estará disponible para brindarle la asistencia necesaria y resolver todas las dudas al respecto.

¿Se deben reportar también las prestaciones sociales?
Sí, las deducciones del empleado deben ir el documento soporte y remitidas a la DIAN.

Si creo una empresa en el 2023, ¿Cuánto tiempo tengo para habilitar la nómina electrónica?
La DIAN da plazo hasta 2 meses después de creada la empresa para que se habilite y reporte nómina electrónica.

¿Qué son las notas de ajuste o eliminación?
En caso de que se haya enviado mal un documento, un dato de algún empleado se podrán utilizar las notas de ajuste para corregir o si se necesita eliminar a algún empleado se podrá hacer con la nota de eliminación al documento de soporte de nómina electrónica.

¿Todos los costos y gastos de nómina se deben reportar en la nómina electrónica así no constituyan salario?
Si, en el anexo técnico que regula los devengados y deducciones de la nómina siempre existen por ejemplo ítems que constituyen salario y otras que no, como las primas y eso lo que implica es en el cálculo de la base de las prestaciones suban o bajen, pero todo lo que se le pague al empleado se debe reportar a la DIAN.

¿Cómo se agrega el devengado por vacaciones a un trabajador que se liquida en el formato de nómina electrónica de Dataico?
Se crearía un nuevo concepto de “Liquidación de vacaciones” y pondrías el momento determinado.

Hago facturación electrónica pero no tengo empleados, ¿debo habilitarme en nómina electrónica?
No, al no tener empleados no se debe habilitar ni transmitir la nómina electrónica.

Hago facturación electrónica con Dataico, ¿puedo tener nómina electrónica con un costo adicional o ya está incluido?
Al ser usuario de Dataico tienes acceso a todos los módulos de la plataforma sin costos adicionales. Este valor del plan solo subiría si se sobrepasa el número de documentos electrónicos adquiridos en el paquete.

¿Cómo se hace la liquidación de nómina para empleados medio tiempo si el pago de la seguridad social debe ser completa?
Se debe poner el salario base que se vaya a pagar, puede ser medio tiempo, y sobre este seleccionar el rango de fechas que trabajó el trabajador. Ejemplo de salario base: medio salario mínimo.

¿Puedo manejar la nómina electrónica por centro de costos?
Aún no pero se está trabajando en esta posibilidad.

¿A los empleados extranjeros con qué tipo de documento se puede registrar en la nómina electrónica?
Se puede colocar el pasaporte o cedula de extranjería

En el caso de ser régimen simple, ¿debo emitir nómina electrónica?
En este caso se debe revisar si aún siendo parte del régimen simple se es contribuyente de renta o no. De ser contribuyente de renta se debe emitir nómina electrónica. Se recomienda revisar con especializas casos puntuales.

¿Es necesario detallar en las horas extras de la nómina electrónica día, mes, año, horas, minutos y segundos?
Registrar horas exactas es ahora opcional, es decir que no es necesario poner las horas específicas.

¿Más preguntas? Resuelve algunas con nuestros tutoriales de YouTube:

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Importancia del contrato laboral y prestaciones sociales

Pablo Villegas — Mon, 14 Feb 2022 21:38:01 +0000

Te contamos por qué es tan importante cumplir con el contrato laboral y prestaciones sociales, y las sanciones a las que puedes exponerte de no cumplirlas.

Tipos de contratos:

Contrato de trabajo a término indefinido
Contrato de trabajo a término fijo
Contrato por obra o labor
Contrato de aprendizaje
Contrato temporal, ocasional o accidental

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Sanciones por no cumplir con contrato laboral y prestaciones sociales:

Por el no pago de prestaciones sociales y parafiscales: La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) tiene la facultad de imponer sanciones cuando: El empleador incurre en mora u omite totalmente los pagos, los valores declarados y pagados por el empleador son inexactos, o cuando la UGPP solicita al empleador información sobre cómo está realizando los aportes de sus trabajadores, pero los datos suministrados son incompletos, inexactos o se entregan por fuera de los plazos establecidos.
Por el no pago de las cesantías: Cuando no se consignan las cesantías a tiempo la sanción incluye “un día de salario por cada día de retraso”, esto según el artículo 99 de la ley 50 de 1990. Además, por no pagar los intereses de las cesantías la ley 52 de 1975 se sanciona indemnizando al empleado, por una sola vez, con “un valor adicional igual al de los intereses causados”.
Por no pagar la liquidación del contrato de trabajo: El artículo 65 del CST indica que, de no cumplir con este deber, el empleador debe indemnizar al empleado pagando, por cada concepto, el valor de un día de salario por cada día de retraso.
Por no pagar la prima de servicios: se debe reconocer al trabajador un día de salario por cada día de retraso, según el artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo.

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Conoce como liquidar las cesantías y sus intereses

Pablo Villegas — Tue, 08 Feb 2022 15:38:23 +0000

Conoce como liquidar las cesantías y sus intereses en la nómina electrónica que emites en Dataico.

Las cesantías son una prestación social que el empleador paga con el objetivo que se brinde tranquilidad al empleado en el momento que más lo necesite, corresponde a un salario si el empleado laboró durante todo el año, si el periodo a reportar es inferior a un año, se debe calcular la proporción de las cesantías por el tiempo laborado en el año.

Las cesantías se consignan en el fondo de cesantías si el empleado trabaja hasta el 31 de diciembre o se pagan directamente al trabajador en caso que el contrato de trabajo termine antes del 31 de diciembre o el trabajador cambie a un contrato integral.

Conoce como liquidar y trasmitir la nómina electrónica a la DIAN por DATAICO

Las cesantías se deben liquidar cuando ocurra uno de los siguientes casos:

1. Cuando el contrato de trabajo termine.

2. Cuando el trabajador pasa de tener un salario normal a un salario integral.

3. Cada año con corte a 31 de diciembre.

Intereses de cesantías: son el reconocimiento financiero que da la empresa al empleado por retener el dinero de las cesantías durante el año, corresponden al 12% anual si el empleado laboró durante todo el año, si el periodo a reportar es inferior a un año, se debe calcular la proporción de intereses de cesantías por el tiempo laborado en el año, los intereses de cesantías se pagan directamente al trabajador

¿Cómo se liquidan?

Liquidación cesantías: Para liquidar el auxilio de cesantía se toma como base el último salario mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los tres últimos meses. En el caso contrario y en el de los salarios variables, se tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de servicio o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año

Fecha ingreso empleado: 5 mayo 2022
Fórmula: Salario base x días laborados en el año/360
Ejemplo: $1.500.000 *(240/360)
Cesantías: $1.000.000

Liquidación Intereses de cesantías- monto y porcentaje

Fórmula: cesantías x días laborados en el año* 12% /360
Ejemplo: (1.000.000 *240*12%) / 360
Intereses de Cesantías: 80.000
% intereses de cesantías fórmula = (días laborados *0,12) / 360
Ejemplo: (240 *0,12) / 360
% intereses de cesantías: 8%

Las cesantías e interés se reportan a la DIAN en la nómina electrónica en el periodo en el cual fueron causadas y teniendo en cuenta el periodo en el que la empresa quiera realizar la deducción de gastos de su declaración de renta, si se quiere deducir en el año 2022 se debe reportar las cesantías e intereses de cesantías para cada empleado en el periodo de diciembre 2022.

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Nuevo plazo para transmitir nómina electrónica para empresas de 1 a 10 empleados

Pablo Villegas — Mon, 13 Dec 2021 15:48:52 +0000

La DIAN modifica el plazo para la transmisión de nómina electrónica para empresas de 1 a 10 empleados.

Mediante la resolución 000151 del 10 de diciembre de 2021, la Dian crea un plazo especial para la primera transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para los empleadores que tengan a su cargo entre 1 y 10 empleados. Estos empleadores, según la nueva disposición, podrán realizar esta primera transmisión junto a las notas de ajuste del documento de nómina electrónica, correspondientes a los meses de diciembre (2021), enero (2022) y febrero (2022), dentro de los primero 10 días del mes de marzo de 2022.

Recordemos, que según la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 (con modificaciones en la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021) y la Resolución 000063 de julio de 2021, la DIAN reglamentó el uso de la Nómina Electrónica, estableciendo que el proceso de habilitación iniciara el pasado 18 de agosto y creando unas fechas de acuerdo al número de empleados. Para el mes de diciembre las empresas encargadas de realizar el proceso de habilitación serán las de 1 a 10 empleados, que tendrían como plazo para transmitir su nómina los primeros 10 días del mes siguiente, es decir en enero de 2022; sin embargo con este nuevo plazo podrán hacerlo hasta el 10 de marzo de 2022.

Te dejamos el Calendario de habilitación de nómina electrónica para que lo tengas en cuenta y comiences el proceso. ¡Regístrate ya!

Si quieres conocer la resolución puedes consultar dando Clic aquí

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Preguntas frecuentes de la nómina electrónica

Pablo Villegas — Mon, 13 Dec 2021 14:29:00 +0000