Respondemos algunas de las preguntas más frecuentes de la nómina electrónica.
Cumplir con la emisión de la nómina electrónica contribuye a la transformación digital a la que le está apuntando Colombia y además es un requerimiento de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, mediante la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 (con modificaciones en la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021) y la Resolución 000063 de julio de 2021.
La nómina electrónica es un soporte de costos y deducciones en declaraciones tributarias, no ocupa espacio porque se almacena en la nube y permite consultar y hacer seguimiento a los datos registrados. Las empresas que tengan desde 1 empleado se deben habilitar con un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para su transmisión.
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Preguntas frecuentes de nómina electrónica:
¿Cómo liquido mi nómina?
Desde Dataico se puede realizar la liquidación y transmisión de los documentos a la DIAN, o si manejan otro software pueden integrarlo por medio de Excel o Api
La provisión de prestaciones sociales que incluye las vacaciones, ¿Cómo se refleja en la nómina?
La provisión es más un tema contable, pero en el momento en que se envía a la Dian es cuando realmente se paga y afecta las cuentas de la empresa. Las vacaciones, primas y demás funcionan solamente cuando se hace el envío a la Dian y el pago respectivo.
¿Se debe reportar prestaciones sociales también?
Las deducciones del empleado deben ir el documento soporte y remitidas a la DIAN.
¿La nota de ajuste se hace solo por el empleado que se corrigió o por toda la nómina?
La nota de ajuste se hace por empleado.
Si los trabajadores no tienen correo, ¿Qué hacer en ese caso?
No es obligatorio tener correo electrónico pues en caso de no contar con él, el empleador puede entregarle el documento soporte de forma impresa.
¿Las primas se reportan de forma semestral o anual?
Semestral y se deben pagar el 30 de junio y el 20 de diciembre de cada año.
¿El pago de liquidaciones también se registra en el documento de nómina?
Sí. Esta información va registrada en los devengos y reportada a la DIAN, por medio del documento soporte de nómina electrónica.
¿La nómina electrónica solo se puede pagar en bancos?
También se puede pagar en efectivo pero se debe tener en cuenta el estatuto tributario hay un nuevo parámetro sobre la deducibilidad de costos por pagos no bancarizados. Esta información debería revisarse con el contador para validar los topes de pagos permitidos.
¿Cómo se reportan en la nómina las incapacidades que las EPS y Arl le pagan directamente al trabajador?
Existe un campo para reportar las incapacidades pero los lineamientos para el trámite de las incapacidades con las EPS es el mismo que se viene haciendo hoy en día.
Tengo empleados por días, ¿estos pagos también pueden incluirse en la nómina, y se pueden considerar como empleados?
Si hay una relación laboral los pagos se deben incluir en la nómina electrónica.
Cuando los colaboradores de la empresa tienen contrato laboral y por prestación de servicios, ¿se hace una sola nómina?.
En este caso se utiliza documento soporte en adquisición para la prestación de servicios y se genera la nómina para los empleados con contrato laboral.
¿Se debe hacer con un proveedor autorizado por la Dian o hay alguna plantilla o archivo plano donde la empresa lo pueda hacer directamente?
Sí se debe ser con un proveedor autorizado por la Dian como Dataico o con un desarrollo propio.
¿Hay que actualizar el RUT para el manejo de nómina electrónica?
Sí, esto según el artículo 22 de la Resolución 13 de 2021.
¿La habilitación de la nómina la hace el empresario directamente o Dataico hace este trámite?
En Dataico los procesos son intuitivos y automáticos donde nuestros clientes pueden realizar el proceso sin necesidad de nuestra ayuda. Sin embargo nuestro equipo de soporte estará disponible para brindarle la asistencia necesaria y resolver todas las dudas al respecto.
¿Se deben reportar también las prestaciones sociales?
Sí, las deducciones del empleado deben ir el documento soporte y remitidas a la DIAN.
Si creo una empresa en el 2023, ¿Cuánto tiempo tengo para habilitar la nómina electrónica?
La DIAN da plazo hasta 2 meses después de creada la empresa para que se habilite y reporte nómina electrónica.
¿Qué son las notas de ajuste o eliminación?
En caso de que se haya enviado mal un documento, un dato de algún empleado se podrán utilizar las notas de ajuste para corregir o si se necesita eliminar a algún empleado se podrá hacer con la nota de eliminación al documento de soporte de nómina electrónica.
¿Todos los costos y gastos de nómina se deben reportar en la nómina electrónica así no constituyan salario?
Si, en el anexo técnico que regula los devengados y deducciones de la nómina siempre existen por ejemplo ítems que constituyen salario y otras que no, como las primas y eso lo que implica es en el cálculo de la base de las prestaciones suban o bajen, pero todo lo que se le pague al empleado se debe reportar a la DIAN.
¿Cómo se agrega el devengado por vacaciones a un trabajador que se liquida en el formato de nómina electrónica de Dataico?
Se crearía un nuevo concepto de “Liquidación de vacaciones” y pondrías el momento determinado.
Hago facturación electrónica pero no tengo empleados, ¿debo habilitarme en nómina electrónica?
No, al no tener empleados no se debe habilitar ni transmitir la nómina electrónica.
Hago facturación electrónica con Dataico, ¿puedo tener nómina electrónica con un costo adicional o ya está incluido?
Al ser usuario de Dataico tienes acceso a todos los módulos de la plataforma sin costos adicionales. Este valor del plan solo subiría si se sobrepasa el número de documentos electrónicos adquiridos en el paquete.
¿Cómo se hace la liquidación de nómina para empleados medio tiempo si el pago de la seguridad social debe ser completa?
Se debe poner el salario base que se vaya a pagar, puede ser medio tiempo, y sobre este seleccionar el rango de fechas que trabajó el trabajador. Ejemplo de salario base: medio salario mínimo.
¿Puedo manejar la nómina electrónica por centro de costos?
Aún no pero se está trabajando en esta posibilidad.
¿A los empleados extranjeros con qué tipo de documento se puede registrar en la nómina electrónica?
Se puede colocar el pasaporte o cedula de extranjería
En el caso de ser régimen simple, ¿debo emitir nómina electrónica?
En este caso se debe revisar si aún siendo parte del régimen simple se es contribuyente de renta o no. De ser contribuyente de renta se debe emitir nómina electrónica. Se recomienda revisar con especializas casos puntuales.
¿Es necesario detallar en las horas extras de la nómina electrónica día, mes, año, horas, minutos y segundos?
Registrar horas exactas es ahora opcional, es decir que no es necesario poner las horas específicas.
¿Más preguntas? Resuelve algunas con nuestros tutoriales de YouTube:
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